Los documentos como piedra angular de la transformación digital del Estado
La tecnología está dejando el nido y transformando cada industria. La economía del futuro estará construida en torno a los datos. Estos serán el petróleo del SXXI. No dará lo mismo por tanto, qué datos recabo, con qué certeza, y en qué cantidad.
Mientras el mundo está en esta carrera tecnológica sin tregua, dominada por EE.UU. y con China ganando espacio a pasos agigantados, pareciera que en Chile las cosas van mucho más lento. Uno de los mayores atrasos está en la gestión de los documentos dentro de las organizaciones y en el Estado en particular.
Si tuviésemos este problema resuelto, podríamos conocer en detalle el comportamiento de los trámites del Estado, así como también ofrecer un mucho mejor servicio a los ciudadanos y personas jurídicas que interactúan con él.
Las leyes de archivo son las que regulan el ciclo documental, es decir, desde que los documentos nacen hasta que mueren, establece cuál será su destino y garantiza su fiabilidad. El gran problema es que estas leyes en Chile son de 1929 y no resuelven los problemas actuales. Es fundamental, por ejemplo, que un funcionario del Estado conozca dónde deberá terminar y qué trato habrá que darle a un documento que está generando digitalmente. Muchas veces el documento se imprime y ahí empieza el riesgo de contar con versiones físicas y electrónicas del mismo documento dificultando asegurar cual es el documento final que alimente un determinado proceso.
La mayoría de los países latinoamericanos han renovado sus leyes de archivo los últimos 10 años. Chile está en el grupo de los más atrasados. El problema es que la confusión jurídica es tal que en nuestro sistema el Archivo Nacional hasta hace muy poco, no tenía capacidad para recibir documentos en formato electrónico en sus procesos de transferencia documental, por tanto, había que imprimir documentos.
Otro de los aspectos que es vital considerar, es empoderar al Archivo Nacional como el ente a cargo de coordinar la Gestión Documental, estableciendo criterios para metadatos, definiendo qué documentos se guardan y cuáles se expurgan.
Tenemos un desafío importante en la gestión del Estado a futuro, el que no podremos sobrellevar si no nos hacemos cargo de arreglar el problema documental del Estado.
Victoria Hurtado
"Pareciera que en Chile las cosas van mucho más lento. Uno de los mayores atrasos está en la gestión de los documentos dentro de las organizaciones y en el Estado en particular""
* Gerente de Innovación de Microsystem.